Polityka prywatności, poufność i AML

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest radca prawny Jacek Domański, prowadzący działalność pod firmą Kancelaria Prawna Jacek Domański, z siedzibą przy ul. Jaśminowy Stok 20, 80-177 Gdańsk, NIP 5851181458, REGON 191793630, dalej „Kancelaria”.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz wykonywania przysługujących Państwu praw można kontaktować się z Kancelarią:

• E-mail: jacek.domanski@kpdj.pl
• Telefon: +48 501 012 956
• Adres korespondencyjny: ul. Jaśminowy Stok 20, 80-177 Gdańsk

2. Zakres i źródła danych

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu kontaktu oraz charakteru sprawy.

W przypadku kontaktu przez formularz, e-mail lub telefon Kancelaria przetwarza dane przekazane przez Państwa, w szczególności imię i nazwisko, numer telefonu lub adres e-mail, treść zapytania oraz informacje niezbędne do jego rozpatrzenia.

Jeżeli kontaktują się Państwo w imieniu przedsiębiorcy lub innej osoby, przetwarzanie może obejmować również informacje o reprezentowanym podmiocie oraz Państwa funkcji lub umocowaniu.

W związku z oceną lub prowadzeniem sprawy Kancelaria może przetwarzać dane innych osób, w szczególności kontrahentów, pracowników, przedstawicieli stron oraz uczestników postępowania. Dane te mogą pochodzić z przekazanych dokumentów, korespondencji, akt postępowania lub publicznie dostępnych rejestrów.

Podanie danych w ramach kontaktu jest dobrowolne. Brak danych umożliwiających kontakt zwrotny może jednak uniemożliwić udzielenie odpowiedzi, a brak informacji niezbędnych do oceny sprawy – jej rozpatrzenie lub podjęcie współpracy.

Przy pierwszym kontakcie prosimy przekazywać wyłącznie informacje niezbędne do przedstawienia sprawy. Zakres potrzebnych dokumentów i dalszych danych zostanie ustalony w toku rozmowy.

Podczas korzystania ze strony mogą być również przetwarzane dane techniczne, w szczególności adres IP, czas połączenia, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz zdarzenia odnotowane w logach serwera. Zasady korzystania z plików cookies i analityki opisano w punkcie 9.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Kancelaria przetwarza dane osobowe zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych, dalej „RODO”. Podstawa przetwarzania zależy od celu oraz charakteru kontaktu.

• Rozpatrzenie zapytania i przygotowanie współpracy. Jeżeli kontakt dotyczy zawarcia z Państwem umowy o świadczenie pomocy prawnej, podstawą przetwarzania jest niezbędność podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Po zawarciu umowy ta sama podstawa obejmuje przetwarzanie niezbędne do jej wykonania.
• Pozostała korespondencja i kontakt z przedstawicielami podmiotów. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Kancelarii polegający na udzielaniu odpowiedzi, utrzymywaniu kontaktu oraz organizacji współpracy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dotyczy to w szczególności osób kontaktujących się w imieniu spółki lub innego podmiotu, które same nie są stroną umowy z Kancelarią.
• Ochrona praw klientów i Kancelarii. W zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń dane mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem jest wówczas ochrona praw i interesów Kancelarii lub jej klientów. Podstawa ta może obejmować dane osób uczestniczących w sprawie, które nie są klientami Kancelarii.
• Wykonanie obowiązków prawnych. Dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych, ustawy o radcach prawnych oraz przepisów o ochronie danych osobowych.
• Bezpieczeństwo strony i komunikacji. Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć i obsługi incydentów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Analityka strony. Dane wykorzystywane w Google Analytics 4 są przetwarzane na podstawie Państwa zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO – na zasadach opisanych w punkcie 9.

Jeżeli sprawa wymaga przetwarzania szczególnych kategorii danych, na przykład informacji o zdrowiu, Kancelaria przetwarza je wyłącznie po spełnieniu dodatkowej przesłanki przewidzianej w RODO. W przypadku danych niezbędnych do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń zastosowanie ma art. 9 ust. 2 lit. f RODO. Dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych podlegają odrębnym warunkom wynikającym z art. 10 RODO oraz właściwych przepisów prawa.

Dane przekazane w zapytaniach nie są wykorzystywane do wysyłki newslettera, marketingu ani profilowania. Kancelaria nie podejmuje wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.

4. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane przez okres uzasadniony celem ich przetwarzania, z uwzględnieniem obowiązków wynikających z przepisów prawa.

• Zapytania, które nie doprowadziły do podjęcia współpracy. Dane są przechowywane przez czas potrzebny do rozpatrzenia zapytania i zakończenia korespondencji. Dalsze przechowywanie ograniczonego zakresu danych może nastąpić tylko wtedy, gdy istnieje odrębna, rzeczywista potrzeba, w szczególności obowiązek prawny lub konieczność ochrony przed roszczeniami, z uwzględnieniem właściwych terminów przedawnienia i ustawowych ograniczeń przechowywania.
• Dane związane ze świadczeniem pomocy prawnej. W zakresie objętym art. 5c ust. 2 ustawy o radcach prawnych dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji zadań ustawowych, nie dłużej jednak niż 10 lat od końca roku, w którym zostały pozyskane, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Niezbędność dalszego przechowywania podlega przeglądowi co najmniej raz na dwa lata. Nie oznacza to przechowywania wszystkich danych przez pełne dziesięć lat.
• Dokumentacja podatkowa i rozliczeniowa. Dane są przechowywane przez okres wymagany właściwymi przepisami. W przypadku dokumentacji podatkowej jest to co do zasady okres do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, wynoszący pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem okoliczności wpływających na bieg przedawnienia.
• Logi serwera. Dane są przechowywane przez 12 miesięcy od dnia zapisania danego wpisu. Dane dotyczące konkretnego incydentu mogą być zachowane dłużej, jeżeli jest to niezbędne do jego wyjaśnienia lub ochrony przed roszczeniami.
• Dane analityczne. Okres przechowywania danych użytkowników i zdarzeń w Google Analytics 4 wynosi 14 miesięcy. Czas przechowywania tych danych należy odróżnić od czasu działania plików cookies.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane podmiotom zapewniającym obsługę Kancelarii i strony internetowej, w szczególności dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, obsługi formularza kontaktowego oraz usług informatycznych.

W związku ze świadczeniem pomocy prawnej lub realizacją obowiązków Kancelarii dane mogą być również przekazywane współpracującym osobom wykonującym zawody prawnicze, podmiotom obsługującym rozliczenia, a także sądom, organom administracji i innym uprawnionym podmiotom – wyłącznie w zakresie uzasadnionym sprawą lub wymaganym przepisami.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Kancelarii działają na podstawie odpowiednich umów i zgodnie z jej poleceniami. Udostępnianie danych następuje z poszanowaniem obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej.

W przypadku wyrażenia zgody na analitykę odbiorcą danych związanych z korzystaniem ze strony jest również dostawca Google Analytics 4 – Google Ireland Limited – oraz podmioty uczestniczące w świadczeniu tej usługi.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z Google Analytics 4 może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych.

W przypadku przekazywania danych do Google LLC w zakresie objętym jej certyfikacją podstawą transferu jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach programu EU–US Data Privacy Framework. W innych przypadkach zastosowanie mogą mieć odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską, zgodnie z warunkami właściwymi dla danego transferu.

Informacje o zabezpieczeniach stosowanych przy przekazywaniu danych oraz możliwość uzyskania ich kopii można uzyskać, kontaktując się z Kancelarią.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w przepisach przysługuje Państwu prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania danych, ich usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania.

Prawo do przenoszenia danych dotyczy danych dostarczonych Kancelarii, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy.

Prawo do cofnięcia zgody przysługuje w każdym czasie, jeżeli zgoda stanowi podstawę przetwarzania. Jej cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Zgodę na analitykę można cofnąć w ustawieniach cookies.

Prawo do sprzeciwu przysługuje z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes, z zastrzeżeniem ustawowego wyjątku opisanego poniżej.

Zgodnie z art. 5a ustawy o radcach prawnych prawo do sprzeciwu określone w art. 21 ust. 1 RODO nie ma zastosowania do danych pozyskanych przez radcę prawnego w związku z udzielaniem pomocy prawnej. Przepisy dotyczące dostępu do danych i ich kopii, ograniczenia przetwarzania oraz powiadamiania odbiorców stosuje się w zakresie, w jakim nie naruszają tajemnicy zawodowej.

Wnioski dotyczące wykonywania praw można kierować na dane kontaktowe wskazane w punkcie 1. Kancelaria odpowiada bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca. W przypadkach przewidzianych w RODO termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; informacja o przedłużeniu i jego przyczynach zostanie przekazana w pierwszym miesiącu.

Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza przepisy.

8. Tajemnica zawodowa i bezpieczeństwo

Informacje uzyskane przez radcę prawnego w związku z udzielaniem pomocy prawnej podlegają tajemnicy zawodowej. Obowiązek jej zachowania nie jest ograniczony w czasie i pozostaje niezależny od okresu przechowywania danych. Zakres ochrony oraz ustawowe wyjątki określają właściwe przepisy prawa.

Kancelaria stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych oraz ryzyka związanego z ich przetwarzaniem. Dostęp do danych jest ograniczany do zakresu niezbędnego do wykonania powierzonych czynności, z zachowaniem poufności.

9. Pliki cookies i analityka

Strona korzysta z plików cookies, czyli niewielkich informacji zapisywanych na urządzeniu użytkownika, oraz związanych z nimi mechanizmów niezbędnych do działania strony lub prowadzenia analityki.

• Niezbędne pliki cookies. Służą zapewnieniu działania strony i formularza, bezpieczeństwa oraz zapamiętywaniu wyborów dotyczących zgód. Nie wymagają zgody wyłącznie w zakresie, w jakim są niezbędne do transmisji komunikatu albo dostarczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika.
• Analityczne pliki cookies. Służą analizie sposobu korzystania ze strony za pomocą Google Analytics 4. Analityka jest uruchamiana dopiero po wyrażeniu zgody. Odmowa zgody nie ogranicza dostępu do treści strony ani możliwości kontaktu z Kancelarią.

Zasady zapisywania informacji na urządzeniu użytkownika i uzyskiwania do nich dostępu wynikają w szczególności z art. 399–400 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej.

Zgodę można wyrazić, odmówić jej udzielenia lub później ją cofnąć za pomocą panelu dostępnego pod odnośnikiem „Ustawienia cookies” w stopce strony. Cofnięcie zgody zatrzymuje dalsze przetwarzanie w celach analitycznych oparte na tej zgodzie.

Strona nie wykorzystuje marketingowych plików cookies ani narzędzi do personalizacji reklam.

10. Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami przepisów, sposobu przetwarzania danych lub rozwiązań wykorzystywanych na stronie.

Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie, wraz z datą ostatniej aktualizacji. Zmiana polityki nie zastępuje uzyskania nowej zgody, jeżeli jest ona wymagana.

11. Poufność informacji

Informacje i dokumenty przekazywane Kancelarii są objęte poufnością oraz ustawowo chronioną tajemnicą zawodową radcy prawnego, a także przepisami o ochronie danych osobowych. Są wykorzystywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia pomocy prawnej i realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Kancelaria nie udostępnia powierzonych informacji osobom trzecim, chyba że obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa.

12. Obowiązki ustawowe Kancelarii w zakresie AML

Kancelaria Prawna Jacek Domański realizuje obowiązki wynikające z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – w zakresie, w jakim mają one zastosowanie do świadczonej pomocy prawnej. Kancelaria posiada i stosuje wewnętrzną procedurę AML wymaganą przepisami prawa.

W sprawach objętych tymi przepisami Kancelaria weryfikuje tożsamość klienta oraz osób działających w jego imieniu, a także ustala beneficjenta rzeczywistego. W tym celu może zwrócić się o przedstawienie odpowiednich dokumentów, oświadczeń lub dodatkowych informacji. Ich zakres zależy od charakteru sprawy oraz obowiązujących wymogów prawnych.